Levez la main si vous avez une licence Microsoft 365 Business et un abonnement ChatGPT Plus. Selon Gartner, c'est le cas de plus de 30 % des entreprises de moins de 50 personnes en Europe. La bonne nouvelle : vous pouvez probablement supprimer l'une de ces deux lignes de votre budget.
L'enjeu économique : Si vous avez 20 collaborateurs en M365 Business Standard ET que vous payez ChatGPT Plus à 20€/mois par personne, vous dépensez €4800/an pour une redondance. Copilot fait 90% de ce que fait ChatGPT, mieux intégré à vos outils. Économie potentielle : €4800/an sans perte de fonctionnalité.
Copilot, c'est quoi exactement ?
Microsoft Copilot est l'assistant IA intégré dans toute la suite Microsoft 365 : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, et même OneNote. Il est propulsé par GPT-4o, le même modèle que ChatGPT Plus, via un partenariat entre Microsoft et OpenAI.
La différence fondamentale avec ChatGPT ? Copilot a accès à vos fichiers, vos emails, vos calendriers et vos conversations Teams. ChatGPT, lui, ne sait pas qui vous êtes ni ce que vous faites. Pour Copilot, vous êtes le centre de l'univers (ce que les chercheurs appellent "grounding in personal context").
En résumé : ChatGPT est un assistant généraliste. Copilot est un assistant qui connaît votre entreprise, vos documents et votre contexte de travail.
Ce que Copilot fait dans chaque application
Dans Outlook : fini les emails chronophages
Copilot résume les longues chaînes d'emails en un paragraphe. Il rédige des réponses complètes à partir d'une consigne courte ("réponds que je suis dispo jeudi mais pas vendredi, ton professionnel"). Il identifie les points d'action dans vos messages.
Gain réel : environ 30 minutes par jour pour quelqu'un qui gère 50+ emails.
Dans Teams : la réunion que vous avez manquée
Copilot transcrit et résume chaque réunion Teams en temps réel. Vous êtes arrivé en retard ? Demandez-lui "résume ce qui s'est dit depuis le début". Vous avez manqué la réunion ? Lisez le compte-rendu en 2 minutes.
Gain réel : plus jamais à redemander le compte-rendu à un collègue.
Dans Word : le rédacteur qui ne se lasse pas
Copilot génère des premiers jets de documents à partir d'un brief, reformule vos paragraphes, améliore le ton, adapte le niveau de langage. Il peut même générer un document complet à partir d'autres fichiers Office dans votre OneDrive.
Dans Excel : l'analyste qui répond en français
Posez une question en langage naturel sur votre tableau ("quels sont les 5 produits les moins rentables ce trimestre ?") et Copilot répond avec des graphiques et des formules. Fini les VLOOKUP à 2h du matin.
Dans PowerPoint : des présentations en quelques minutes
Décrivez ce que vous voulez présenter, indiquez le nombre de slides, et Copilot génère une présentation complète avec mise en page, contenu et suggestions visuelles. Vous pouvez même lui demander de créer une prez à partir d'un document Word existant.
Comparatif rapide : Copilot vs ChatGPT Plus
| Fonctionnalité | Copilot M365 | ChatGPT Plus |
|---|---|---|
| Modèle IA | GPT-4o ✓ | GPT-4o ✓ |
| Accès à vos fichiers | Oui (OneDrive, SharePoint) ✓ | Non (upload manuel) ✗ |
| Intégration email | Outlook natif ✓ | Non ✗ |
| Résumés réunions | Teams natif ✓ | Non ✗ |
| Analyse Excel/Sheets | Excel natif ✓ | Via upload CSV ≈ |
| Données dans votre tenant | Oui (RGPD ✓) | Serveurs OpenAI ✗ |
| Coût | Inclus dans M365 Business* | +20 €/mois/utilisateur |
* Copilot est inclus dans Microsoft 365 Business Standard (12,50 €/mois/utilisateur) et Premium. Pour les plans plus anciens (Business Basic), il faut un add-on à 24,60 €/mois/utilisateur, à comparer avec ChatGPT Plus à 20 €.
Analyse des coûts : qui paie quoi ?
| Scénario PME | M365 Business Standard | ChatGPT Plus (additionnel) | Coût mensuel total | Recommandation |
|---|---|---|---|---|
| 10 personnes | €125 | €200 (10×€20) | €325 | ✓ Supprimer ChatGPT |
| 20 personnes | €250 | €400 (20×€20) | €650 | ✓ Supprimer ChatGPT (gain: €400/mois) |
| 50 personnes | €625 | €1000 (50×€20) | €1625 | ✓ Supprimer ChatGPT (gain: €1000/mois = €12k/an) |
| Cas spécial : M365 Business Basic uniquement | €72 | €200 | €272 | ≈ Copilot add-on (€24,60/mois) peut être compétitif |
* Coûts basés sur prix mars 2026. M365 Business Standard = €12.50/mois, ChatGPT Plus = €20/mois.
Trois cas concrets : l'économie réelle
Cas 1 : Agence de design de 12 personnes
Avant : Tous les designers et copywriters avaient ChatGPT Plus (€20/mois). Soit €240/mois (€2880/an) pour avoir "ChatGPT à portée de main".
Découverte : En démonstration, Copilot génère des descriptions de projets directement dans Word et génère des concepts dans PowerPoint. Les designers testent 3 semaines.
Après : Suppression de tous les abonnements ChatGPT Plus. Utilisation exclusive de Copilot (déjà inclus dans M365). Les freelanceurs externes ? Partage d'un Document Word avec Copilot activé.
Économie annuelle : €2880.
Cas 2 : Cabinet conseil RH de 8 personnes
Avant : Consultants utilisaient ChatGPT Plus pour rédiger des rapports et des recommandations. Coût : €160/mois.
Après Copilot : Formation 2h sur Copilot dans Word. Génération de premiers jets de rapports directement dans leurs modèles Word (70% du travail automatisé au lieu de 30% avec ChatGPT).
Résultat : Suppression de ChatGPT Plus. Productivité augmentée de 15% sur la rédaction.
Économie : €1920/an.
Cas 3 : PME BTP de 25 personnes
Avant : Seulement le responsable administratif utilisait ChatGPT Plus (€20/mois). Les autres n'utilisaient aucun IA.
Après : Activation de Copilot pour tous. Formation simple sur "Copilot dans Outlook" et "Copilot dans Excel" (suivi de projet). Augmentation de l'utilisation IA de 0% à 60% des collaborateurs.
Impact : Gain en productivité (moins d'emails à rédiger, analyses Excel rapides) + suppression de ChatGPT Plus du responsable = €240/an d'économie + €800/an de valeur ajoutée estimée (temps économisé).
Roadmap d'adoption : 3 mois pour basculer
Semaine 1-2 : Audit et validation
- □ Identifier qui a ChatGPT Plus activement
- □ Vérifier que tout le monde a M365 Business Standard ou Premium
- □ Calculer l'économie potentielle (nombre de gens × €20/mois)
Semaine 3-4 : Activation et formation
- □ Activer Copilot dans votre tenant Microsoft 365 (admin.microsoft.com)
- □ Organiser une session de démo en direct (30 minutes : Word, Excel, Outlook, Teams)
- □ Créer un guide rapide PDF "Copilot chez nous" avec exemples réels
Semaine 5-8 : Utilisation et ajustements
- □ Chaque équipe teste Copilot sur ses cas réels
- □ Q&A sessions pour poser les questions (souvent des questions de sécurité/données)
- □ Documenter les « use cases gagnants » pour partager dans l'org
Semaine 9-12 : Suppression de ChatGPT Plus
- □ Une fois l'adoption à 70%+, supprimer les abonnements ChatGPT Plus individuels
- □ Documenter les économies réalisées
- □ Prévoir: maintenir une ou deux licences ChatGPT Plus pour cas exceptionnels (image generation)
Comment vérifier si vous avez déjà Copilot
Ouvrez Word ou Outlook dans votre navigateur (office.com). Si vous voyez l'icône Copilot (étoile colorée) dans la barre d'outils ou dans la barre latérale, vous l'avez déjà. Sinon :
- Allez dans le portail d'administration Microsoft 365 (admin.microsoft.com)
- Vérifiez votre type de licence dans "Licences"
- Si vous êtes en Business Standard ou Premium, Copilot est disponible
- Activez-le pour vos utilisateurs dans "Applications" → "Microsoft Copilot"
Attention : Copilot dans M365 utilise vos données internes. Vérifiez vos paramètres de confidentialité avant de l'activer pour toute votre organisation. La bonne pratique est de faire un atelier de sensibilisation avec vos équipes.
Quand garde-t-on ChatGPT en plus de Copilot ?
Il y a quelques cas où ChatGPT reste utile en complément :
- Génération d'images (DALL-E) : Copilot ne génère pas encore d'images dans les apps Office
- Navigation web temps réel : ChatGPT peut rechercher sur internet, Copilot non (sauf via Bing)
- Cas d'usage personnels hors contexte professionnel
- GPTs personnalisés : si vous avez créé des GPTs spécifiques sur ChatGPT
Pour la grande majorité des tâches professionnelles quotidiennes : rédiger, analyser, résumer, reformuler, Copilot dans M365 est largement suffisant et mieux intégré.
Questions fréquentes
Copilot utilise-t-il mes données Microsoft pour s'entraîner ?
Non. Microsoft s'engage contractuellement à ne pas utiliser le contenu de vos emails, documents ou réunions Teams pour entraîner Copilot. Vos données restent privées et ne quittent pas votre tenant Microsoft 365. C'est une différence majeure avec ChatGPT grand public où (sur les plans gratuits) vos données peuvent servir à l'entraînement.
Quel est le plan M365 minimal pour avoir Copilot ?
Copilot est inclus dans M365 Business Standard (€12,50/mois), Business Plus (€18,40/mois), Enterprise et tous les plans Education Plus. Si vous êtes en Business Basic (€6,20/mois), il faut un add-on Copilot (€24,60/mois). Vérifiez votre plan dans admin.microsoft.com.
Copilot peut-il générer des images comme DALL-E ?
Pas encore de manière native dans Word/Excel. Copilot dans Office se concentre sur la rédaction, l'analyse et la summarisation. Si vous avez besoin de générer des images, vous aurez besoin de ChatGPT Plus (avec DALL-E) ou de Microsoft Designer. Mais pour 90% des PME, c'est un cas minoritaire.
Peut-on utiliser Copilot et ChatGPT ensemble ?
Oui, c'est même recommandé pour certains cas : Copilot pour 90% du travail quotidien (rédaction, analyse, documents), ChatGPT Plus pour les cas spécialisés (génération d'images, recherche web en temps réel, cas personnels). Mais garder ChatGPT pour chaque utilisateur "au cas où" = gaspillage. Garder 1-2 licences ChatGPT pour cas pointus = stratégie intelligente.
Et si nos équipes ne veulent pas perdre ChatGPT ?
C'est une question d'adoption et de formation. Proposez une période de 4-8 semaines où les deux sont actifs, avec une "démo week" où chacun teste Copilot sur ses tâches réelles. 80% de l'équipe verra que c'est mieux ou pareil après 2 semaines. Pour les 20% restants : garder une ou deux licences ChatGPT "for power users".
À retenir en 30 secondes
- Copilot M365 = GPT-4o + accès à vos données Microsoft (RGPD ✓)
- Si vous avez M365 Business Standard/Premium, il est probablement déjà inclus
- Il remplace ChatGPT pour 90% des usages professionnels quotidiens (rédaction, analyse)
- Vos données restent privées : Microsoft n'utilise pas votre contenu pour l'entraînement
- Économie potentielle : €20/mois × nombre d'utilisateurs avec ChatGPT Plus
- Pour une PME de 20 pers : €4800/an d'économies possibles
- Adoption progressive : 3 mois pour former et basculer complètement